Dieser Text ist aus einer Textdatei einkopiert und nicht extra formatiert worden. Deshalb gibt es ab und zu Zeilensprünge. Der Inhalt ist unverändert. Jedes Mitglied wird mit dem nächsten Infobrief "Der Stopsler" eine schriftliche Ausgabe in Papierform erhalten.

 

 

 

Datenschutzhinweise

 

für Mitglieder des Stopselclub Sankt Englmar

 

 

 

 

 

Ab dem 25.05.2018 gelten die Vorschriften nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

 

Die neuen Regelungen gelten nicht nur für "Unternehmen" (Art. 4 Nr. 18 DS-GVO), sondern auch für Vereine, somit auch den Stopselclub Sankt Englmar
Die meisten der geltenden Vorschriften sind aber nicht neu, sondern ergaben sich schon bisher aus dem BDSG.

 

 

 

Welche Daten müssen geschützt werden?

 

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. Im Stopselclub Sankt Englmar betrifft das die Mitglieder. Erhoben werden Name, Vorname und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Bankverbindung sowie E-Mail Adresse und Telefonnummer. Die Angaben zu E-Mail Adresse und Telefonnummer sind freiwillig. Die Erhebung erfolgt auf Papier. Die Daten werden dann in einer Datei elektronisch erfasst.

 

Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.

 

 

 

Erlaubnis

 

In vielen Fällen müssen die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden. Im Stopselclub Sankt Englmar werden diese Daten erstmalig mit Mitgliedsantrag und/oder Lastschriftmandat erhoben. Eine Änderung der Bankverbindung muss mit Änderungsantrag schriftlich und mit Unterschrift erfolgen oder über das Bankinstitut mit dessen Formularvorlage. Übrige Anträge auf Änderung bedürfen keiner Form.

 

 

 

Zuständigkeit

 

Zuständig für den zum Schutz personenbezogener Daten ist der Vorstand.
Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Im Stopselclub Sankt Englmar nehmen diese Aufgaben der Schriftführer und der 1. Kassier wahr. Die Vorsitzenden des Vorstands werden über Änderungen im Datenbestand in Kenntnis gesetzt. Dazu hat der Stopselclub Sankt Englmar ein entsprechenden Merksatz vorbereitet und per Unterschrift bestätigen lassen.

 

Merksatz: Den Personen, die mit der Datenverarbeitung im Stopselclub Sankt Englmar befasst sind ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehördenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Stopselclub Sankt Englmar hinaus.

 

 

 

Im Original gezeichnet

 

Merksatz zur Kenntnis genommen: _______________________________________

 

Michael Gärtling, Schriftführer und 1. Kassier

 

 

 

Im Original gezeichnet

 

_______________________________________

 

Peter Piermeier, Vorsitzender

 

 

 

Im Original gezeichnet

 

_______________________________________

 

Florian Feldmeier, Vorsitzender

 

 

 

Umgang mit Daten

 

Der Verein darf die von ihm gesammelten Daten nur im Rahmen des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift nutzen. Die Datenschutzbestimmungen können nicht per Satzung eingeschränkt werden.

 

Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung ist nur zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift und Bankdaten der Mitglieder.

 

Nach § 4 Abs. 3 BDSG muss der Betroffene (das Mitglied) über die folgende Umstände informiert werden:

 

  • die Identität der verantwortlichen Stelle (Stopselclub Sankt Englmar)

  • die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von

    - Name, Vorname und Anschrift dienen der Zustellung schriftlicher Informationen.

    - Geburtsdatum dient der formellen Gratulation bei runden Geburtstagen ab Alter 50.

    - Eintrittsdatum dient der formellen Ehrung bei Jahreszahl 10, 20, 25, 30, 35, usw.

    - Bankverbindungsdaten für die SEPA-Basis-Lastschrift

  • über die Empfänger, soweit die Daten weitergeleitet werden und er nicht mit einer Übermittlung zu rechnen hatte. Im Stopselclub Sankt Englmar werden keine Daten weitergeleitet.

 

Übermittlung von Daten

 

Teilweise muss der Verein Daten von Mitgliedern weitergeben. Ob das zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab:

 

  • Weitergabe an andere Mitglieder: Nicht zutreffend im Stopselclub Sankt Englmar

  • Weitergabe an Verbände: Nicht zutreffend im Stopselclub Sankt Englmar

  • Veröffentlichung von Daten: Die Veröffentlichung (Infobrief „Der Stopsler“) ist zulässig, wenn sie dem Vereinszweck dient. Im Stopselclub Sankt Englmar ist dies der Fall, wenn bei der Einladung zur Jahreshauptversammlung die Ehrungen für langjährige Mitgliedschaft unter Angabe von Name, Vorname und Jahreszahl angegeben sind. Dieser Infobrief geht nur an Mitglieder des Stopselclub Sankt Englmar.

  • Veröffentlichung im Internet: Zukünftig nicht mehr zutreffend im Stopselclub Sankt Englmar. In den vergangenen Jahren wurden die Ehrungen für langjährige Mitgliedschaft im Rahmen des Infobriefs „Der Stopsler“ auf der Homepage des Vereins genannt.

  • Persönliche Nachrichten, wie z.B. Geburtstagen und Jubiläen sind in der Regel unproblematisch. Das Mitglied kann dem aber widersprechen.

  • Die Weitergabe zu Werbezwecken (etwa an Sponsoren) ist nicht zutreffend im Stopselclub Sankt Englmar.

 

Widerspruchs- und Auskunftsrecht

 

Grundsätzlich darf der Verein keine personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn er nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen. Für die Mitgliedschaft im Stopselclub Sankt Englmar sind allerdings die Angaben zu Name, Vorname und Adresse unabdingbar. Ein Widerruf zur Erhebung und Speicherung dieser drei personenbezogenen Daten würde das Ende der Mitgliedschaft nach sich ziehen.

 

Zentraler Punkt des Datenschutzes ist zudem das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig ausgestaltet. Danach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob (= 1. Stufe) überhaupt Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (= 2. Stufe).

 

Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung (beispielsweise Namensänderung).

 

Die Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):

 

  • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

  • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.

  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

 

Eine weiteres Recht der Mitglieder und betroffenen Personen und damit eine Verpflichtung für den Verein besteht in der Benachrichtigungspflicht des Vereins bei der Verletzung datenschutz-rechtlicher Verpflichtungen. Diese Verpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Verein im Vorfeld die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat.
Datenübertragbarkeit

 

Neu ist in der DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein übermittelt werden. Dies ist im Stopselclub Sankt Englmar nicht zutreffend.

 



Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für kleinere Vereine, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO). Es muss folgende Punkte umfassen:

 

  • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

    Stopselclub Sankt Englmar

    Hermann-Plass-Straße 11

    94379 Sankt Englmar

  • Ansprechpartner:

    Schriftführer des Stopselclub Sankt Englmar

  • Verarbeitungstätigkeiten:

    Mitgliederverwaltung, dabei:

    - Einzug der Vereinsbeiträge

    - Besondere Geburtstage ermitteln

    - Ehrungen ermitteln

    - Infobrief verteilen/zusenden

    - Informationen per E-Mail zustellen

     

  • Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

    Betroffene Personen sind die Mitglieder des Stopselclub Sankt Englmar.

    Die Kategorien der Daten ergeben sich aus den Daten selbst (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Beitrittsdatum, Bankdaten etc.)

  • Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden:

    Bislang nicht zutreffend für den Stopselclub Sankt Englmar.

 

Im Falle der Notwendigkeit ggf. Angaben gegenüber der Haftpflichtversicherung des Stopselclub Sankt Englmar.

 

 

 

  • Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien: Bei Ende der Mitgliedschaft im Stopselclub Sankt Englmar werden die Bankverbindungsdaten, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Adresse unmittelbar gelöscht. Der Mitgliedsantrag/Ermächtigung zur Lastschrift werden vernichtet. In der Liste der Mitglieder des Stopselclub Sankt Englmar werden Name und Vorname mit Hinweis auf den Beendigungsgrund (Austritt, Tod oder Unbekannt verzogen) festgehalten. Mindestens bis zur nächsten Jahreshauptversammlung, wenn kein Widerspruch vorliegt bis zu drei Jahre.

 

 

 

 

 

Allgemeine Hinweise des Stopselclub Sankt Englmar zur Information:

 

- Die Daten sind auf dem Mitgliedsantrag/Lastschiftermächtigung schriftlich erfasst.

 

- Die einzige Kopie des Mitgliedsantrag/Lastschiftermächtigung hat nur das Mitglied selbst.

 

- Die Ausfertigung für den Stopselclub Sankt Englmar ist beim Schriftführer sicher verwahrt.

 

- Die Daten sind auf einem USB-Stick erfasst. Dieser ist beim Schriftführer sicher verwahrt.

 

- Die Daten des USB-Stick werden turnusmäßig auf einer externen Festplatte gespeichert. Diese ist beim Schriftführer sicher verwahrt.

 

- Beide Datenträger werden nur während der Verarbeitung von Daten an einem PC oder Laptop verwendet.

 

- Die Mitglieder werden persönlich über den Datenschutz im Stopselclub Sankt Englmar mit dem Infobrief „Der Stopsler“ informiert.

 

 

 

 

 

Sankt Englmar, 25. Mai 2018

 

 

 

                    Im Original gezeichnet

 

Aufgestellt: ____________________________________

 

Michael Gärtling, Schriftführer und 1. Kassier

 

 

 

Im Original gezeichnet                                                   Im Original gezeichnet                   

 

_______________________________                     _______________________________

 

Peter Piermeier, Vorsitzender                                 Florian Feldmeier, Vorsitzender

 

 

 

Die Vorsitzenden, der Schriftführer und 1. Kassier erhalten diese Datenschutzhinweise als Ausfertigung mit Unterschriften. Kopien werden mit „Im Original gezeichnet“ erstellt.